Cara Menentukan Struktur Organisasi yang Tepat untuk Sebuah Organisasi

Struktur organisasi merupakan salah satu bagian penting dalam menjalankan sebuah organisasi. Dengan struktur yang jelas, setiap orang dapat mengetahui posisi, tugas, tanggung jawab, serta kepada siapa harus berkoordinasi. Sebaliknya, struktur yang tidak sesuai dapat membuat pekerjaan tumpang tindih, komunikasi menjadi lambat, bahkan menimbulkan konflik antaranggota.

Karena itu, menentukan struktur organisasi tidak cukup hanya dengan membuat bagan yang berisi nama dan jabatan. Struktur organisasi harus disesuaikan dengan tujuan, ukuran, jenis kegiatan, serta kebutuhan organisasi.

Lalu, bagaimana cara menentukan struktur organisasi yang tepat?

Pada dasarnya, tidak ada satu bentuk struktur organisasi yang cocok untuk semua organisasi. Struktur perusahaan besar tentu berbeda dengan struktur organisasi sekolah, yayasan, komunitas, pemerintahan, maupun usaha kecil. Ibarat membangun rumah, denahnya harus disesuaikan dengan jumlah penghuni dan kebutuhan ruang. Jangan sampai rumah kecil dibuat seperti gedung perkantoran, atau sebaliknya.

Berikut pembahasan lengkap mengenai cara menentukan struktur organisasi yang tepat.

Apa Itu Struktur Organisasi?

Struktur organisasi adalah susunan yang menggambarkan pembagian tugas, wewenang, tanggung jawab, serta hubungan kerja antara satu jabatan dengan jabatan lainnya dalam sebuah organisasi.

Struktur tersebut biasanya dituangkan dalam bentuk bagan organisasi. Dari bagan tersebut dapat terlihat siapa yang memimpin, siapa yang bertanggung jawab terhadap suatu bidang, dan bagaimana hubungan koordinasi berlangsung.

Sebagai contoh sederhana, sebuah organisasi dapat memiliki susunan:

Ketua → Sekretaris dan Bendahara → Koordinator Bidang → Anggota

Namun, semakin besar sebuah organisasi, semakin kompleks pula struktur yang diperlukan.

Struktur organisasi yang baik bukan berarti harus memiliki banyak jabatan. Justru, struktur yang baik adalah struktur yang mampu membuat pekerjaan berjalan secara efektif tanpa menciptakan terlalu banyak birokrasi.

Mengapa Struktur Organisasi Harus Ditentukan dengan Tepat?

Struktur organisasi memiliki pengaruh besar terhadap cara sebuah organisasi bekerja. Struktur yang tepat dapat membantu setiap anggota memahami perannya sejak awal.

Beberapa manfaat struktur organisasi antara lain:

1. Memperjelas pembagian tugas

Setiap orang mengetahui pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya. Hal ini membantu mengurangi pekerjaan yang saling tumpang tindih.

Misalnya, bagian keuangan bertanggung jawab mengelola anggaran, sedangkan bagian administrasi menangani dokumen. Jika pembagian tersebut jelas, pekerjaan menjadi lebih teratur.

2. Memperjelas wewenang

Struktur organisasi juga membantu menentukan siapa yang memiliki kewenangan untuk mengambil keputusan tertentu.

Tanpa pembagian wewenang yang jelas, sebuah keputusan sederhana bisa menjadi rumit karena semua orang merasa harus memberikan persetujuan.

3. Mempermudah koordinasi

Setiap jabatan memiliki jalur koordinasi yang jelas. Anggota tidak perlu bingung harus menyampaikan laporan atau permasalahan kepada siapa.

4. Meningkatkan efisiensi

Pekerjaan dapat dilakukan oleh orang yang tepat sesuai bidangnya. Organisasi pun dapat menghindari pembentukan jabatan yang sebenarnya tidak diperlukan.

5. Membantu mencapai tujuan organisasi

Pada akhirnya, struktur organisasi dibuat bukan sekadar untuk mempercantik dokumen atau dipasang di dinding kantor. Tujuan utamanya adalah membantu organisasi mencapai sasaran yang telah ditetapkan.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan

Sebelum menentukan struktur organisasi, ada beberapa faktor penting yang perlu dianalisis.

1. Tujuan organisasi

Langkah pertama adalah memahami tujuan utama organisasi.

Tanyakan:

• Apa yang ingin dicapai?
• Kegiatan apa yang harus dilakukan?
• Siapa yang menjadi sasaran organisasi?
• Apa saja fungsi utama yang dibutuhkan?

Organisasi yang bergerak di bidang pendidikan tentunya membutuhkan fungsi yang berbeda dengan organisasi yang bergerak di bidang perdagangan atau pelayanan masyarakat.

Tujuan organisasi menjadi semacam kompas. Tanpa kompas, struktur organisasi bisa saja terlihat rapi tetapi sebenarnya berjalan ke arah yang salah.

2. Ukuran organisasi

Jumlah anggota juga menjadi pertimbangan penting.

Organisasi kecil biasanya tidak membutuhkan banyak tingkatan jabatan. Beberapa fungsi bahkan dapat dirangkap oleh satu orang selama beban kerja masih dapat dikelola.

Sebaliknya, organisasi besar membutuhkan pembagian tugas yang lebih spesifik.

Contohnya, usaha kecil mungkin cukup memiliki pemilik, bagian administrasi, bagian keuangan, dan bagian operasional. Perusahaan besar dapat memiliki direktur, manajer, supervisor, staf, serta berbagai divisi khusus.

3. Jenis kegiatan

Identifikasi pekerjaan utama yang dilakukan organisasi.

Misalnya, sebuah organisasi memiliki kegiatan:

• Administrasi
• Keuangan
• Pelayanan
• Pengembangan sumber daya manusia
• Hubungan masyarakat
• Operasional
• Perencanaan

Masing-masing fungsi tersebut dapat menjadi dasar pembentukan bagian atau unit kerja.

Namun, tidak berarti setiap fungsi harus langsung dibuat menjadi jabatan tersendiri. Perlu dilihat juga volume pekerjaannya.

4. Jumlah sumber daya manusia

Struktur organisasi harus realistis dengan jumlah orang yang tersedia.

Jangan membuat struktur dengan 20 jabatan jika orang yang tersedia hanya 8 orang. Akibatnya, satu orang bisa memegang beberapa jabatan sekaligus tanpa pembagian beban kerja yang jelas.

Struktur organisasi sebaiknya mengikuti kebutuhan nyata, bukan sekadar terlihat lengkap.

5. Tingkat kompleksitas pekerjaan

Semakin kompleks pekerjaan organisasi, semakin besar kebutuhan untuk membagi fungsi dan kewenangan.

Pekerjaan yang sederhana dapat menggunakan struktur yang lebih sederhana. Sementara pekerjaan yang melibatkan banyak proses, wilayah, atau kelompok kerja biasanya membutuhkan struktur yang lebih terperinci.

Langkah-Langkah Menentukan Struktur Organisasi yang Tepat

Setelah mengetahui faktor yang perlu dipertimbangkan, proses penyusunan struktur dapat dilakukan secara bertahap.

Langkah 1: Tentukan tujuan dan sasaran

Mulailah dengan menuliskan tujuan organisasi secara jelas.

Misalnya sebuah organisasi memiliki tujuan meningkatkan kualitas pelayanan kepada masyarakat. Dari tujuan tersebut kemudian ditentukan kegiatan yang harus dilakukan.

Dengan begitu, struktur organisasi dibangun berdasarkan kebutuhan, bukan berdasarkan kebiasaan.

Langkah 2: Identifikasi seluruh pekerjaan

Buat daftar pekerjaan yang harus dilakukan.

Contohnya:

1. Perencanaan program
2. Pelaksanaan kegiatan
3. Administrasi
4. Pengelolaan keuangan
5. Dokumentasi
6. Pelaporan
7. Evaluasi
8. Hubungan dengan pihak luar

Setelah daftar dibuat, kelompokkan pekerjaan yang memiliki hubungan satu sama lain.

Langkah 3: Kelompokkan pekerjaan berdasarkan fungsi

Pekerjaan yang memiliki karakteristik serupa dapat ditempatkan dalam satu bidang.

Contohnya:

Bidang Administrasi

• Surat-menyurat
• Pengarsipan
• Dokumentasi

Bidang Keuangan

• Penyusunan anggaran
• Pencatatan transaksi
• Laporan keuangan

Bidang Operasional

• Pelaksanaan kegiatan
• Pengawasan kegiatan
• Evaluasi lapangan

Pengelompokan ini membuat struktur organisasi lebih sederhana dan mudah dipahami.

Langkah 4: Tentukan jabatan yang diperlukan

Setelah fungsi ditentukan, barulah tentukan jabatan yang dibutuhkan.

Misalnya:

• Ketua
• Wakil Ketua
• Sekretaris
• Bendahara
• Koordinator Bidang
• Anggota

Untuk organisasi yang lebih besar, jabatan tersebut dapat dikembangkan menjadi beberapa tingkatan.

Hal yang perlu diperhatikan adalah jangan membuat jabatan hanya karena ingin menambah posisi. Setiap jabatan harus memiliki fungsi dan tanggung jawab yang jelas.

Langkah 5: Tentukan tugas dan tanggung jawab

Setiap jabatan sebaiknya memiliki uraian tugas.

Misalnya, seorang sekretaris bertanggung jawab terhadap administrasi organisasi, sedangkan bendahara bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan.

Uraian tugas membantu mencegah kalimat klasik dalam dunia kerja:

“Saya kira itu tugas bagian lain.”

Kalimat tersebut mungkin terdengar sederhana, tetapi jika terlalu sering terjadi, pekerjaan organisasi bisa tersendat.

Langkah 6: Tentukan hubungan pelaporan

Selanjutnya tentukan kepada siapa setiap jabatan bertanggung jawab.

Contohnya:

Ketua
↓
Sekretaris – Bendahara
↓
Koordinator Bidang
↓
Anggota

Dengan hubungan pelaporan yang jelas, proses komunikasi menjadi lebih terarah.

Langkah 7: Tentukan kewenangan pengambilan keputusan

Tidak semua keputusan harus dilakukan oleh pimpinan tertinggi.

Beberapa keputusan dapat didelegasikan kepada koordinator atau penanggung jawab bidang.

Pendelegasian dapat membuat pekerjaan lebih cepat karena keputusan tidak selalu harus menunggu satu orang.

Namun, batas kewenangan harus ditentukan dengan jelas agar tidak terjadi penyalahgunaan wewenang.

Langkah 8: Buat bagan organisasi

Setelah semua komponen ditentukan, buat bagan organisasi.

Bagan sebaiknya dibuat sederhana dan mudah dibaca. Gunakan kotak jabatan dan garis hubungan untuk menunjukkan struktur koordinasi.

Tidak perlu menggunakan desain yang terlalu ramai. Bagan organisasi bukan poster konser. Yang paling penting adalah informasi dapat dibaca dalam beberapa detik.

Langkah 9: Evaluasi struktur

Struktur organisasi tidak harus dianggap sebagai sesuatu yang permanen.

Evaluasi perlu dilakukan jika:

• jumlah anggota bertambah,
• kegiatan organisasi semakin luas,
• terjadi perubahan tujuan,
• ada jabatan yang tidak efektif,
• terjadi pekerjaan yang tumpang tindih,
• komunikasi menjadi terlalu panjang,
• atau terdapat fungsi yang belum memiliki penanggung jawab.

Dengan evaluasi rutin, struktur organisasi dapat mengikuti perkembangan organisasi.

Jenis Struktur Organisasi yang Dapat Dipilih

Ada beberapa bentuk struktur organisasi yang umum digunakan.

Struktur Fungsional

Dalam struktur ini, anggota dikelompokkan berdasarkan fungsi atau keahlian.

Contohnya:

• Bagian Keuangan
• Bagian Administrasi
• Bagian Operasional
• Bagian Pemasaran

Struktur ini cocok untuk organisasi yang memiliki fungsi kerja yang cukup jelas.

Struktur Divisional

Organisasi dibagi berdasarkan produk, wilayah, layanan, atau kelompok tertentu.

Misalnya perusahaan memiliki divisi berdasarkan wilayah:

• Divisi Indonesia Barat
• Divisi Indonesia Tengah
• Divisi Indonesia Timur

Struktur ini dapat membantu organisasi yang memiliki kegiatan dalam wilayah yang luas.

Struktur Matriks

Struktur matriks menggabungkan beberapa pola koordinasi. Seseorang dapat bekerja berdasarkan fungsi sekaligus terlibat dalam sebuah proyek.

Struktur ini biasanya lebih kompleks dan membutuhkan koordinasi yang baik.

Struktur Sederhana

Organisasi kecil sering kali cukup menggunakan struktur sederhana.

Contohnya:

Pimpinan → Koordinator → Anggota

Struktur seperti ini memiliki kelebihan karena komunikasi lebih pendek dan pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat.

Ciri-Ciri Struktur Organisasi yang Baik

Struktur organisasi yang baik biasanya memiliki beberapa karakteristik.

Sederhana dan mudah dipahami

Anggota organisasi harus dapat memahami posisi dan tanggung jawabnya tanpa harus membaca buku setebal novel.

Pembagian tugas jelas

Tidak boleh ada terlalu banyak pekerjaan yang tidak jelas siapa penanggung jawabnya.

Wewenang seimbang dengan tanggung jawab

Seseorang yang diberikan tanggung jawab harus memiliki kewenangan yang cukup untuk menjalankan tugas tersebut.

Jalur komunikasi jelas

Informasi harus dapat bergerak dari pimpinan ke anggota maupun sebaliknya secara efektif.

Fleksibel

Organisasi dapat berkembang. Karena itu, struktur harus memungkinkan perubahan ketika kondisi berubah.

Tidak terlalu banyak tingkatan

Terlalu banyak tingkatan jabatan dapat membuat komunikasi menjadi lambat. Sebuah informasi sederhana bisa berjalan dari meja ke meja sebelum akhirnya sampai kepada orang yang membutuhkan.

Kesalahan yang Sering Terjadi

Dalam menyusun struktur organisasi, beberapa kesalahan sering terjadi.

Pertama, membuat terlalu banyak jabatan. Struktur terlihat megah, tetapi fungsi sebenarnya tidak jelas.

Kedua, membuat jabatan tanpa uraian tugas. Akibatnya anggota mengetahui jabatan mereka tetapi tidak mengetahui apa yang harus dikerjakan.

Ketiga, tidak memperhatikan kemampuan sumber daya manusia.

Keempat, semua keputusan harus menunggu pimpinan. Kondisi ini dapat menyebabkan pekerjaan lambat.

Kelima, struktur tidak pernah dievaluasi meskipun organisasi sudah mengalami banyak perubahan.

Kesalahan tersebut dapat diminimalkan dengan melakukan evaluasi secara berkala.

Contoh Struktur Organisasi Sederhana

Sebagai contoh, sebuah organisasi komunitas memiliki 20 anggota dan kegiatan utama berupa pelatihan, administrasi, serta kegiatan sosial.

Struktur sederhananya dapat dibuat sebagai berikut:

Ketua
↓
Wakil Ketua
↓
Sekretaris — Bendahara
↓
Koordinator Kegiatan
↓
Anggota

Jika kegiatan semakin banyak, koordinator dapat dibagi menjadi:

• Koordinator Pendidikan
• Koordinator Sosial
• Koordinator Humas
• Koordinator Perlengkapan

Dengan demikian, struktur berkembang mengikuti kebutuhan organisasi.

Kesimpulan

Menentukan struktur organisasi yang tepat harus dimulai dari kebutuhan nyata organisasi. Jangan hanya meniru struktur organisasi lain karena setiap organisasi memiliki tujuan, ukuran, sumber daya, dan karakteristik yang berbeda.

Langkah utamanya adalah memahami tujuan organisasi, mengidentifikasi pekerjaan, mengelompokkan fungsi, menentukan jabatan, membagi tugas dan tanggung jawab, menetapkan kewenangan, membuat jalur koordinasi, kemudian menyusun bagan organisasi.

Struktur yang baik bukan struktur yang paling banyak jabatan atau paling rumit. Struktur yang baik adalah struktur yang membuat orang tahu apa yang harus dilakukan, siapa yang bertanggung jawab, kepada siapa harus melapor, dan bagaimana pekerjaan dapat diselesaikan bersama.

Jika organisasi sedang berkembang, jangan takut mengubah struktur. Struktur organisasi seharusnya menjadi alat untuk membantu manusia bekerja, bukan manusia yang dipaksa mengikuti struktur yang sudah tidak relevan.

Pada akhirnya, struktur organisasi hanyalah kerangka. Yang membuat organisasi benar-benar berjalan adalah orang-orang di dalamnya, komunikasi yang sehat, pembagian tugas yang adil, serta kemauan untuk terus melakukan perbaikan.

Artikel selanjutnya : Contoh Struktur Organisasi yang Baik dan Efektif

Lokasi:

Berbagi :